Faça o seu planejamento acontecer

Hoje não vamos falar sobre planejar, mas sobre como pôr em prática, as estratégias que foram elaboradas em sua análise, isso, através do Ciclo PDCA.

O Ciclo PDCA também conhecido como ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, foi introduzido no Japão após a guerra. Foi idealizado por Shewhart, mas foi Deming quem o divulgou e efetivamente o aplicou. O ciclo de Deming tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução, dividindo-a em quatro principais passos:

Plan (Planejamento): Estabelecer missão, visão, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessários para o atingimento dos resultados.

Do (Execução): Realizar, executar as atividades.

Check (Verificação): Monitorar e avaliar periodicamente os processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações e, eventualmente, consolidando relatórios.

Act (Ação): Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatórios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, a eficiência e a eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.

O PDCA é aplicado principalmente nas normas de sistemas de gestão e deve ser utilizado (pelo menos na teoria) em qualquer organização de forma a garantir o sucesso nos negócios, independentemente da área ou departamento. Trazendo para a nossa realidade desta semana, estaremos sempre pensando em utilizar o PDCA em nós mesmo, para garantir o sucesso das esferas profissional, acadêmica, familiar e pessoal.

O ciclo começa pelo planejamento, em seguida a ação ou o conjunto de ações planejadas são executadas, checa-se o que foi feito, se estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente (ciclicamente) e toma-se uma ação para eliminar ou ao menos mitigar os defeitos no produto ou na execução.

Aplicação do PDCA

– Plan (Planejamento)

Estudar o seu estado atual

Coletar dados para identificar os problemas

Analisar os dados

Desenvolver um plano de melhorias

Especificar as métricas para analisar os planos

 

– Do (Execução)

Implementar o plano

Documentar as mudanças

Coletar sistematicamente os dados para avaliação

 

– Check (Verificação)

Avaliar as coletas de dados

Conferir os resultados efetivos com as metas estabelecidas no planejamento

 

– Act (Ação)

Se os resultados forem bem-sucedidos:

Padronizá-los

Deixar claro para si mesmo as mudanças efetivas

Treinar a si mesmo para integrar o novo processo

Se os resultados forem mal-sucedidos:

Revisar o plano original

Repetir o processo PDCA

 

Tipos de metas

Há dois tipos de metas a se considerar em você mesmo: Metas para manutenção e metas para melhoria.

Um exemplo de metas para manutenção é atender ao telefone sempre antes do terceiro sinal. Estas metas podem também ser chamadas de “metas padrão”. Teríamos, então, qualidade padrão, custo padrão, prazo padrão etc. O plano para se atingir a meta padrão é o Procedimento Operacional Padrão (POP). O conjunto de procedimentos operacionais padrão é o seu próprio planejamento operacional. O PDCA utilizado para atingir as metas padrão, ou para manter os resultados num certo nível desejado, pode então passar a ser chamado de SDCA (S de standard).

Para metas de melhoria posso citar o seguinte exemplo: aumentar minha produtividade em 15% até dezembro. De modo a atingir novas metas ou novos resultados, a “maneira de trabalhar” deve ser modificadas; por exemplo, uma ação possível será modificar os Procedimentos Operacionais Padrão.

10 passos recomendados

1. Crie uma visão consistente para a melhoria de um produto ou serviço.
2. Adote a nova filosofia e assuma a sua liderança na sua vida
3. Termine com a dependência da inspeção como via para a qualidade
4. Melhore de uma forma constante e contínua cada processo
5. Promova a aprendizagem no terreno
6. Encare a liderança como algo que todos devem aprender, inclusive consigo mesmo
7. Não lidere com base no medo. Evite usar um estilo autoritário de gestão
8. Destrua as barreiras entre seus vários departamentos
9. Crie um ambicioso programa de formação para si mesmo
10. Imponha a mudança como sendo uma tarefa de todos os trabalhadores

Agora sim, depois de analisar, você pode pôr em prática e fazer sua vida deslanchar, em todos os aspectos dela. Só depende de você!

 

Boa semana!

Fiquem com Deus!