Destrinchando o aumento de performance – parte 2

 

É fácil pensar que o aumento de performance no trabalho depende somente do que você faz no trabalho: quantidade de reuniões, quantidade de horas trabalhadas, e por aí vai – só que não (como dizem por aí #sqn).

O aumento de performance é o resultado de um conjunto de ações que precisam ser tomadas, nem sempre fáceis, mas que sempre valem a pena. Nem todos conseguem, porém os que conseguem se diferenciam no Mercado e tem um resultado diferenciado também.

O que você decide para você? Ficar na média ou se destacar?

Na semana passada, começamos as dicas totalmente práticas (aproveita e lê o artigo da semana passada, caso tenha perdido) e, hoje, vamos continuar com mais dicas prática e simples, mas que precisam de decisão e disciplina para que deem o resultado.

Muitos acham que planejar é perder tempo. Eu não só digo, como vivo que o planejar é ganhar muito tempo – para a atividade que você precisa fazer e para você mesmo (família, lazer, autocuidado). Esse vai ser o ponto primordial que abordaremos a seguir. Vamos ganhar tempo!

 

Gestão do tempo

Podemos marcar um cafezinho no dia 23.12 às 17h? Se você não consegue responder isso hoje, que é 01.12, provavelmente tem uma lacuna grande na sua gestão do tempo.

A parte prática me diz que é importante eu organizar meu dia, minha semana e meu mês, não só em atividades que preciso fazer, mas em eventos que preciso estar, reuniões que preciso comparecer (percebem que estou envolvendo atividades que precisam só de mim, mas também que precisam dos outros, certo?!).

Um grande falha  é planejar somente eventos e atividades que precisam de outros. Ou seja, eu tenho na minha agenda bem pontuado os compromissos e reuniões, mas entre um e outro, não tenho por escrito o que preciso fazer. Resultado: perco tempo, perco prazos, preciso me estender no horário do trabalho, preciso tirar o tempo com a família, e pior: as pessoas podem não acreditar mais nos prazos que dou para conclusão de atividades.

 

Como organizar tudo isso?

Continue mantendo na agenda (seja em papel ou eletrônica) seus compromissos com terceiros. Acrescente a isso as atividades que você precisa fazer sozinho, com seu lap, atividades do trabalho e atividades pessoais também (tudo leva tempo, certo?). Como exemplo, essas atividades podem ser: elaborar relatório x, revisar proposta y, montar apresentação z, checar e-mails, preparar determinada reunião.

Além de ter por escrito as atividades, é importante escrever! Não confie na sua memória. É aí que coisas importantíssimas passam batido e sua reputação começar a ser desgastada. Além de ter por escrito, a organização disso tudo também é de suma importância. Para se organizar melhor, você precisa saber o que funciona melhor para você. O que funciona para um, pode não funcionar para o outro. E para ficar bem claro, você não precisa se prender a apenas uma ferramenta.

Como exemplo vivo: eu utilizo o outlook sincronizado com celular para eventos que precisam de terceiros (eventos/reuniões agendadas), já para atividades minhas (como a de escrever agora para vocês) eu utilizo um planner escrito à mão. Tudo que preciso fazer está ali no dia certo que precisa ser feito, e até no turno que será feito (manhã, tarde ou noite). Além das atividades do trabalho, também registro ali, caso precise, agendar médico para os meus filhos, ligar para a professora deles, ou seja, itens pessoais que precisam ser feitos, também, entram no dia e horário certos. Nesse planner, também, coloco uma rotina minha de autocuidado, digamos assim, atividades que preciso fazer todos os dias relacionadas a minha saúde mental/física/produtividade: exercícios físicos, vitaminas, leitura da Bíblia, leitura de um livro, etc. Enfim, atividades minhas para comigo mesma que resultarão num todo da minha entrega para minha família, cliente, equipe, amigos.

Hoje, temos uma diversidade de aplicativos que podem ajudar nessa organização, cadernos, agendas, planners… escolha um e mãos a obra!

 

Categorização de atividades

Depois, categorizamos o que precisa ser feito em 1) eventos com terceiros e 2) atividades suas. Para se organizar quando fazer cada uma das atividades, você precisa saber a importância, urgência e prazos de cada uma delas, e dessa forma você conseguirá saber em qual dia você precisa fazer. De nada adianta você anotar que precisa fazer algo um dia após do que deveria ser sua entrega, por exemplo. Planejar não é só anotar, mas anotar no lugar e hora certa. Entenderam que estamos falando de priorização de atividades, correto? A vida é assim, todos temos as mesmas 24h, a diferença vem na escolha das prioridades.

 

Seja transparente

Honestidade e transparência são importantes na gestão do tempo. Não só com os outros, dando prazos alcançáveis, mas principalmente com você!

Não coloque mil coisas anotadas numa manhã, se você sabe que não conseguirá fazer. Pergunte-se: quais as prioridades? Não tome 100% do seu tempo, é importante deixar tempo livre para imprevistos, para uma conversa necessária com alguém naquele dia, para ajudar um amigo de trabalho. Lembre que a vida não gira somente em torno de você e saber conviver em  grupo, também faz parte na melhoria da sua performance.

É minha gente, dá para entregar o relatório no dia certo, dá pra fazer atividades físicas mesmo tendo muito trabalho, dá pra ter tempo para o cônjuge e filhos, só depende de você! Não dá para colocar a culpa no outro, não é mesmo?! Então, vamos lá, fazer acontecer!

 

Boa semana!

Fiquem com Deus!