Faça uma reunião eficiente (mesmo quando participante)

 

Nesses momentos (principalmente se a reunião está sendo conduzida pelo Presidente, CEO da empresa ou gestor) você e todos os outros estão de certo modo sendo avaliados mais de perto, portanto lembre-se que são nessas ocasiões que pontos podem ser somados à sua carreira.

Um dos momentos no qual as lideranças são estabelecidas nas empresas é quando as pessoas se reúnem por algum motivo voltado à atividade. Entretanto muitas pessoas podem ter uma opinião bastante peculiar sobre isso e você também pode não ser exceção.

Como você vê as reuniões de trabalho? Na maioria das vezes são chatas, desnecessárias, perda de tempo, como as dos profissionais que mencionei acima? Sim, se os participantes não souberem conduzir, não tiverem a postura adequada, se não conseguirem interagir.

Algumas reuniões são provocadas para discussão de problemas, debate de estratégias, etc. Neste caso, seria uma espécie de brainstorm, ou seja, uma reunião de cérebros pensando em uma linha de assuntos e/ou tendo que resolver um determinado problema. Isso significa interação, time, equipe, mesmo que por alguns momentos.

Reuniões muito longas não costumam ser produtivas. Idem para reuniões sem pauta, sem agenda.

Você pode ser convocado para uma reunião dessas. Ou pode ser convocado para uma reunião totalmente profissional. Como você se prepara? De acordo com a reunião que você vai? Errado. Você sempre deve estar pronto para uma reunião profunda, objetiva e produtiva. Esse é o seu papel. Para isso valem certas regras de comportamento:

 

Antes da reunião

 

Prepare tudo o que você precisa para contribuir e coloque numa seqüência lógica para usar ao longo da reunião. Use recursos audiovisuais sempre que possível.

Que imagem você está passando? Sua postura e aparência contam. Aliás, esse é um outro conselho para ser seguido o tempo todo, não somente em reuniões. Líderes são também reconhecidos por sua imagem e a roupa veste a imagem, faz parte dela.

 

Na reunião

 

Chegue no horário. Não interrompa quem estiver falando e não aceite ser interrompido quando for a sua vez. Coloque-se da melhor forma para que você inicie e termine sua linha de pensamento.

A reunião se dispersa? As pessoas discutem e saem fora da pauta? Intervenha. Ponha ordem na casa. Se não houver uma agenda, sugira uma ao grupo, com o argumento de que assim o trabalho será mais produtivo e todos irão embora mais cedo.

As pessoas se debatem para resolver um problema ou um determinado assunto? Em um grupo de trabalho, normalmente um ou dois dos participantes sempre sabem mais sobre determinado problema do que os demais. Assim, o que deve ser discutido não é necessariamente o que se vai fazer, mas sim quem está mais qualificado para analisar o problema e propor uma solução ao grupo. Lembre-se disso e use essa argumentação.

Finalizando, reuniões de trabalho são a forma como você aparece na organização. Quais são as competências comportamentais mais apreciadas nessa empresa? Que valores gerenciais são admirados? Identifique isso e module o seu perfil comportamental de acordo. Brilhe com discrição.

 

Após a reunião

 

Ponha em prática o que foi direcionado. Você ficou de implementar / elaborar algo? Faça o mais breve possível. Você se ofereceu para ajudar alguém em determinada atividade? Seja proativo e não espere o convite da pessoa chegar.

Faça acontecer lembrando que na próxima reunião, todos os seus pontos precisam estar positivamente sanados.

 

Boa semana e ótimas reuniões!

Fiquem com Deus!