A gestão do tempo é uma grande vilã para muitas pessoas, e grande aliada dos mais organizados. E mesmo a maioria de nós brasileiros, não sendo tão organizada assim, temos muitas coisas a fazer num dia só. Vamos tornar isso em atitude para que, de fato possa contribuir no seu dia-a-dia e no seu aumento de performance?

 

Organize-se

Tenha algo palpável para se planejar, onde você possa escrever suas atividades e compromissos. Muitas pessoas se confiam na mente, mas mesmo quem tem uma excelente memória, pode se esquecer inclusive de coisas muito importantes. Então, não dê a si mesmo a chance de cometer algum erro. Minimize o risco de erros.

Para saber qual a melhor forma de você se organizar, conheça o seu perfil. Algumas pessoas preferem agendas, cadernos, outras tablets, celulares ou computadores. O meio não importa, o que importa é que você ache a melhor maneira para você se organizar.

Eu sou uma pessoa extremamente organizada, e a minha melhor maneira é: me organizo se forma mensal, semanal e diária. Os compromissos adiciono no Outlook, os quais já caem no celular, o que super facilita minha vida. Por exemplo, ao acordar de manhã, abro o calendário no celular, e vejo todos os compromissos para me organizar até com relação a qual roupa usar (sim, isso é muito importante no ambiente corporativo). Uso um planner semanal em papel para as atividades, onde em cada folha eu enxergo a semana toda e as atividades que precisam ser feitas em cada dia. Tudo o que preciso fazer está escrito lá, outrossim esquecerei de fazer. Conforme faço, dou um okay. Também tenho uma folha onde enxergo o mês por completo, onde tenho algumas datas importantes como aniversários, lembretes para check-ups, exames, consultas, entre outros.

 

Planeje sua semana

Comece planejando a semana e então automaticamente, estará planejando seu dia. As atividades que precisam ser feitas em determinado dia, já anote naquele dia. Se não houver um prazo, estabeleça por atividades similares para que você não saia da mesma linha de pensamento. Ou, se precisar ir a algum lugar, já planeje passar em outro que seja necessário e fique próximo. Dessa forma, você poupará tempo. Inclua no seu planejamento semanal o sábado e o domingo, onde você poderá colocar suas atividades pessoais ou mesmo algo da empresa que pode ser feita de casa no final de semana.

Dica: coloque aqui atividades físicas que você precisa fazer. Lembre que é prioridade, bem como uma reunião de trabalho.

Não coloque tantas atividades num dia só, se você tem consciência que não terá tempo suficiente para tudo isso. O que estou querendo dizer é, pode ser que, olhando seu planejamento semanal, você pense que tem poucas atividades num dia só e pode colocar mais, pois em comparação com outros dias, tem pouca coisa. Lembre que cada atividade tem um tempo, e isso varia demais. Se você terá uma reunião num local longe, leve em consideração o tempo que será “perdido” na ida e no retorno, bem como o tempo de reunião. Dessa forma, automaticamente, seu planejamento desse dia terá menos atividades que os demais quando você não tem esse deslocamento.

Conforme você fizer as atividades, dê um okay. Além de dar a sensação de dever cumprido, lhe ajudará a ver o que faltou ser feito, podendo ser remanejado para outro dia, se for este o caso.

 

Tenha prioridades

Acontece de, por muitas vezes, não conseguirmos dar conta de tudo o que temos que fazer num dia só, o que é algo aceitável. Porém, o que você precisa ter em mente é que algumas coisas podem ser deixadas para amanhã. Por outro lado, outras coisas precisam ser feitas hoje.

Não é nenhum pecado e nem queira se matar por não ter conseguido fazer tudo o que planejou para tal dia, mas é interessante que você consiga colocar prioridades. Pense da seguinte forma: se eu não conseguir fazer algo hoje, que seja algo que eu possa fazer amanhã. E fique bem com isso.

Vamos lá: no seu planejamento semanal, quando colocar as atividades que precisam ser feitas em cada dia da semana, dê destaque nas atividades que precisam prioritariamente ser feitas naquele dia. Você pode sublinhar, fazer asterisco, passar marca texto, escrever de uma caneta de cor diferente. Enfim, faça algo para que, essa atividade fique em destaque e assim não passe desapercebida.

 

E-mails

Vejo muitas pessoas que falam sobre esse tema serem bem taxativas no sentido de ter um horário do dia para checar e-mails. Mas, é importante saber que, dependendo de sua profissão, seu e-mail é seu grande aliado e precisa ser checado várias vezes ao dia. Eu mesma, preciso verificar meus e-mails de tempos em tempos, pois posso ter um retorno de um cliente, ou uma nova demanda onde não pode ser perdida nenhum tempo.

 

Eventualidades

Deixe sempre um tempo vago, uma vez que é muito comum todos os dias aparecer algo que não estava previsto no escopo. E se não aparecer algo, aproveite para conversar com alguém no trabalho, elogiar, dar um feedback, pontuar algo, ou mesmo espairecer e tomar um ar para continuar com todo o gás.

 

Delegue!

Nem tudo precisa ser feito por você. Caso surja algo que pode ser feito por outra pessoa, passe isso à frente mesmo que você precise supervisionar. Enquanto você faz uma coisa, seu colega pode fazer a outra e depois você apenas verifica se está tudo okay, lembrando que a responsabilidade continua sendo sua (principalmente quando falamos de subordinados, de equipe) quando você delega algo.