Precisa de um dia mais produtivo?

 

O dia a dia de um profissional é bastante atarefado, com dezenas de preocupações e afazeres. Nesse contexto, é comum ter um dia em que não é possível terminar tudo. É claro que é complicado ter um dia que não renda, mas pode ser que você esteja fazendo algo que atrapalhe a sua produtividade.

Listo abaixo 10 dicas para quem quer organizar seu tempo e realizar todas as tarefas. Dentre elas, há soluções ditas há tempos – “tenha uma agenda!” – e práticas que devem ser evitadas, mas que muita gente nem desconfia que sejam prejudiciais.

1) Organize seus compromissos: Uma agenda é fundamental. Primeiro, uma ferramenta que organize o tempo faz com que todos os compromissos sejam lembrados. E quando os horários são levados à risca, é mais fácil realizar todas as tarefas, ou, na pior das hipóteses, o profissional não vai fazer um monte de coisas ao mesmo tempo e se atrapalhar. Não interessa se a agenda é de papel, digital ou se nem é uma agenda, mas um caderno, o importante é que ela tem que fazer parte da vida de um profissional produtivo.

2) Planeje três dias à frente: O ideal é que o profissional saiba quais são seus apontamentos com o máximo de antecedência possível. Quando o profissional monta seu cronograma três dias à frente, ele consegue distribuir melhor a carga de trabalho.

3) Guarde um tempo para os imprevistos: Em um expediente de oito horas ou mais, há sempre tempo para que algum imprevisto apareça: problemas com clientes, trabalhos extras, reuniões que levam mais tempo que o planejado… em resumo, sempre tem um pepino. Não tem jeito: os imprevistos vão aparecer. Um recurso que um profissional pode usar para atenuar as emergências é resolver as tarefas já previstas em um tempo menor e deixar uma ou duas horas do dia reservadas para imprevistos. Assim, o profissional estará livre para resolver problemas mais rapidamente e, caso um milagre aconteça e nada surja, ele poderá adiantar tarefas de outros dias.

4) Adote hábitos saudáveis: Uma pausa no trabalho não é perda de tempo. Práticas defendidas por nutricionistas, como alimentação a cada três horas e a ingestão de dois litros de água por dia, devem ser seguidas durante o expediente. Quando uma pessoa se alimenta direito e dorme bem, ela se sente melhor. Consequentemente, ela aumenta sua produtividade e consegue dar conta de todos os seus afazeres.

5) Saia do Instagram: Parar um pouco e dar uma olhada nas mídias sociais é de praxe para quem trabalha em frente a um computador. A influência dessas plataformas na produtividade de um trabalhador é considerada nociva por alguns e não tão ruim assim para outros. O Facebook/Instagram/WhatsApp/mídias sociais em geral são um ladrão sorrateiro de tempo. Ninguém está recomendando a proibição das redes sociais no ambiente de trabalho, mas é importante que elas sejam acessadas com parcimônia. Usando o bom-senso. O conselho também é válido para celulares em geral.

6) Cuidado com o e-mail: É recomendado que programas de e-mail não fiquem abertos no computador. O hábito de responder e-mails imediatamente é ruim, pois interrompe tarefas e diminui a concentração.  O ideal é que as mensagens sejam respondidas durante intervalos entre compromissos. Porém, essa recomendação depende muito da sua área de trabalho. Determinadas áreas já sabem que os ossos do ofícios são justamente ficar de olho em seu e-mail para ter acesso as informações o quanto antes e poder agir em cima deles.

Outro ponto é o tempo que uma pessoa que não domina o computador perde toda vez que escreve um e-mail. Se a pessoa não sabe mexer nos programas, é melhor perder tempo apenas uma vez, aprendendo como usar a ferramenta, do que gastar preciosos minutos toda vez que for escrever algo.

7) Reuniões demais fazem mal: A impressão que dá é que tem muita gente que é viciada em reunião e as fazem até quando elas não são necessárias. Pior: fazem reuniões longas e cansativas que não trazem benefício a ninguém. Os profissionais devem fazer reuniões objetivas e práticas, quando for realmente necessário.

8) Saiba o que interrompe seu trabalho: Assim como responder um e-mail logo que a mensagem chega à caixa de entrada atrapalha o avanço de uma tarefa e diminui a concentração, há um monte de fatores que interrompem e atrapalham o expediente: ligações em excesso, pausas demais e conversas com amigos são apenas alguns deles. É complicado neutralizar todas essas interrupções – até porque você pode parecer mal-educado fazendo isso –  mas um bom começo é listar essas interrupções e, na medida do possível, evitar que elas apareçam.

9) Tenha indicadores de produtividade: É importante ter estatísticas do tempo gasto em cada tarefa do dia. Por exemplo, vale levantar quantas horas são gastas em reuniões ou respondendo e-mails, e aí depois verificar se é possível otimizar esses processos e usar esse tempo na realização de outras tarefas.

10) Conte com a tecnologia: Há alguns softwares que podem ser utilizados para se organizar e otimizar tarefas. Um dos mais conhecidos é o Evernote. O aplicativo, cujo slogan é “lembre-se de tudo”, permite que o usuário possa salvar qualquer coisa, sejam ideias, textos, fotos e áudio. O programa é gratuito, mas tem uma versão premium que é paga – mas clientes da Vivo, por conta de uma parceria entre a operadora e o Evernote, não gastam nada para ter acesso a essa versão.

Outro software interessante é o Zendesk, que reúne todas as comunicações dos clientes, sejam elas por e-mail, telefone e redes sociais, em um só lugar, o que facilita e agiliza a vida. Para quem recebe toneladas de cartões de visita e acaba perdendo os papéis, outra dica é o Camcard. O aplicativo, disponível para iPhones e celulares com Android, fotografa os cartões, reconhece informações como nome, empresa e telefone e as transforma em dados, que podem ser acessados a qualquer momento.

 

Dicas simples e práticas mas que fazem toda a diferença na sua produtividade.

 

Tenha uma semana produtiva!

Fiquem com Deus!