Produtividade em alta: técnicas simples para resultados extraordinários?

 

O dia a dia de um profissional é repleto de tarefas e preocupações. Nesse contexto, é comum ter dias em que não é possível concluir todas as atividades. Embora isso seja complicado, pode ser que você esteja adotando práticas que atrapalhem sua produtividade. A seguir, apresento 10 dicas para organizar seu tempo e realizar todas as tarefas. Entre elas, há soluções tradicionais, como “tenha uma agenda!”, e práticas que devem ser evitadas, mas que muitos nem suspeitam serem prejudiciais.

1) Organize seus compromissos: Uma agenda é fundamental. Uma ferramenta que organize o tempo ajuda a lembrar todos os compromissos. Quando os horários são respeitados, é mais fácil realizar todas as tarefas ou, na pior das hipóteses, evitar fazer muitas coisas ao mesmo tempo e se atrapalhar. Não importa se a agenda é de papel, digital ou se é um caderno; o importante é que ela faça parte da vida de um profissional produtivo.

 

2) Planeje três dias à frente: O ideal é que o profissional conheça seus compromissos com o máximo de antecedência possível. Quando se monta um cronograma com três dias de antecedência, é possível distribuir melhor a carga de trabalho.

 

3) Guarde um tempo para os imprevistos: Em um expediente de oito horas ou mais, sempre há espaço para imprevistos: problemas com clientes, trabalhos extras, reuniões que se prolongam… Enfim, sempre aparece algum “pepino”. Uma forma de atenuar as emergências é resolver as tarefas já previstas em menos tempo e deixar uma ou duas horas do dia reservadas para imprevistos. Assim, você estará livre para resolver problemas rapidamente e, caso nada surja, poderá adiantar tarefas de outros dias.

 

4) Adote hábitos saudáveis: Uma pausa no trabalho não é perda de tempo. Práticas recomendadas por nutricionistas, como alimentação a cada três horas e ingestão de dois litros de água por dia, devem ser seguidas durante o expediente. Quando se alimenta bem e dorme o suficiente, sente-se melhor, aumenta a produtividade e consegue dar conta de todos os afazeres.

 

5) Modere o uso das redes sociais e Whatsapp: Dar uma olhada nas mídias sociais é comum para quem trabalha em frente ao computador. Essas plataformas podem ser um ladrão sorrateiro de tempo. Não se trata de proibir redes sociais no trabalho, mas de acessá-las com parcimônia. Isso vale para o uso de celulares em geral.

 

6) Gerencie os e-mails: É recomendado não deixar programas de e-mail abertos o tempo todo. Responder e-mails imediatamente interrompe tarefas e diminui a concentração. O ideal é responder mensagens em intervalos entre compromissos. No entanto, essa recomendação depende da área de trabalho, pois alguns setores exigem atenção constante ao e-mail.

 

7) Evite reuniões excessivas: Muitas pessoas parecem viciadas em reuniões, mesmo quando não são necessárias. Pior: realizam reuniões longas e cansativas que não beneficiam ninguém. Reuniões devem ser objetivas e práticas, realizadas apenas quando necessário.

 

8) Identifique o que interrompe seu trabalho: Além de responder e-mails de imediato, muitas outras interrupções podem atrapalhar, como ligações em excesso, pausas frequentes e conversas com colegas. São os sabotadores da produtividade. É complicado neutralizar todas essas interrupções sem parecer mal-educado, mas um bom começo é listar essas interrupções e evitar que elas aconteçam na medida do possível.

 

9) Tenha indicadores de produtividade: É importante monitorar o tempo gasto em cada tarefa. Por exemplo, vale registrar quantas horas são gastas em reuniões ou respondendo e-mails e, em seguida, verificar se é possível otimizar esses processos e usar esse tempo na realização de outras tarefas.

 

10) Utilize a tecnologia a seu favor: Existem diversos softwares que ajudam a organizar e otimizar tarefas. Ferramentas como o Trello, Notion e Microsoft To Do são excelentes para gerenciamento de projetos e organização de tarefas. Além disso, aplicativos como o Grammarly podem ajudar a escrever e-mails e documentos de maneira mais eficiente, economizando tempo.

 

Ao adotar essas práticas, você perceberá que sua produtividade aumentará significativamente, trazendo uma sensação de realização e bem-estar. Sentir-se produtivo é extremamente recompensador, pois permite que você gerencie melhor seu tempo e alcance seus objetivos profissionais com mais eficiência e satisfação.

Dicas simples e práticas, mas que fazem toda a diferença.

 

Tenha uma semana produtiva!

Fiquem com Deus!