Durante as fases iniciais de um projeto, faz-se necessária a utilização de uma ferramenta simples, porém completa, para a captura, análise e tratamento dos riscos e seus impactos. Essa ferramenta deve lhe direcionar para um plano de ações específicas, com prazos e responsáveis, com o objetivo de eliminar ou minimizar os impactos negativos e maximizar os positivos. Assim, você poderá usar essa informação para determinar os recursos e compor o escopo do projeto, com o seu respectivo custo, de forma mais precisa.

Existem alguns riscos inerentes a cada ramo de negócio, como, por exemplo, o não atendimento de um requerimento legal, que não pode ser ignorado ou esquecido. Assim, é melhor que se tenha um checklist já estabelecido com a lista dos questionamentos indispensáveis para se detectar tais riscos, em especial os com impactos negativos. O uso dele, porém, não deve ser restritivo porque novos riscos podem decorrer da natureza ímpar que cada projeto pode apresentar. A participação direta de representantes de áreas criticas ao projeto é fundamental.

Como exemplo prático e verídico, em um projeto criado para se implantar uma nova célula de produção, tendo no escopo a aquisição de uma nova máquina, foi identificado no checklist inicial de riscos que poderia haver uma falha crítica no início das operações devido à sensibilidade que o equipamento teria a grandes variações na rede de energia elétrica. Confirmado o risco, sem se poder alterar a especificação da máquina, a contramedida adotada foi adquirir e instalar uma proteção adicional para todo o barramento onde a máquina seria ligada, um eletrocentro com UPS (no breaks), que serviria também para futuras expansões já planejadas, uma oportunidade de se antecipar a necessidade que surgiria também no próximo projeto.

Antes mesmo da aprovação do orçamento do projeto, já se tinha levantado esse grande risco, entre outros, suas contramedidas e os respectivos custos, referentes aos equipamentos e serviços adicionais. Dessa forma, o escopo foi complementado a tempo e o projeto aprovado já tendo sido considerada a proteção adicional, eliminando-se o risco identificado e evitando-se eventuais custos ainda maiores para o negócio.

Existem várias ferramentas prontas para o levantamento, análise de probabilidade e impacto, e tratamento dos riscos referentes a projetos, e o repositório reconhecidamente mais completo hoje é o Guia PMBOK, do PMI.

Em metodologias ágeis, como SCRUM, o gerenciamento dos riscos não deve impactar o andamento e a flexibilidade dos projetos, mas a discussão com o cliente e demais partes interessadas sobre riscos e oportunidades pode ser feita durante o levantamento dos requisitos. De uma forma mais dinâmica, nas reuniões diárias, com o levantamento e remoção dos impedimentos, e nas reuniões de retrospectiva dos sprints, com a avaliação dos pontos fortes e oportunidades de melhoria, os riscos podem ser levantados diretamente pelo time.

Embora você mesmo possa determinar a ferramenta a ser utilizada no seu caso, de forma mais ou menos complexa, o importante é que isso não seja ignorado e que seja feito desde o estágio inicial do seu projeto, para que os critérios de sucesso não sejam comprometidos por uma percepção tardia dos riscos.