Manutenção e sua contribuição em tempos de crise

Em tempos de crise como estamos vivendo nos últimos três anos no país, sendo 2016 o pior ano para indústria segundo o IBGE, o varejo neste ano fechou 108,7 mil lojas e o mercado vêm caminhando a passos lentos e com cuidados. As organizações pressionadas por esses motivos externos ou por motivos internos aos seus processos, enxergam como medida imediata o corte dos seus custos, quer seja por meio de investimentos, diminuição dos volumes de produção, cortes de custos fixo e variáveis, inclusive o que menos é desejável, que são as demissões. Estas medidas são as mais reativas e de respostas imediatas por isso, são as mais comumente adotadas.

Em situações de crise, a área de finanças de uma empresa torna-se um fator crítico do negócio, que pode garantir ou não sua sobrevivência no mercado. Olhando por uma perspectiva otimista e na contramão da crise, a humanidade, desde os seus primórdios, sempre foi obrigada a evoluir em tempos de escassez. Vários países como Japão e Alemanha usaram os tempos de dificuldades dos períodos pós-guerra como trampolim para o crescimento e desenvolvimento.  Podemos sim criar oportunidades para se ganhar espaço frente às dificuldades e através de iniciativa, proatividade, desenvolvimento técnico dos funcionários, buscar metodologias mais inovadoras e eficazes para saídas mais inteligentes as necessidades impostas.

Nesse cenário de dificuldades, vamos mostrar algumas ideias adotadas na área de manutenção que tem trazido crescimento e melhoria no processo produtivo, aumentado à produtividade do setor mesmo com restrição de orçamento, sem deixar de fazer o que se precisa.

Organizando o Setor de Manutenção

Reorganizar o setor de manutenção baseado num pensamento Lean, o que exige uma quebra de paradigma na organização interna. Assim, em vez da tradicional organização centralizada por especialidades técnicas (por exemplo, mecânica, elétrica, instrumentação, hidráulica, supervisão etc.), montar uma estrutura descentralizada e organizada por funções fez a diferença. Sendo assim, o departamento de manutenção ficou com a seguinte estrutura: Gestão da manutenção, engenharia de manutenção e execução de ações de manutenção. Tomou-se essa decisão, baseando-se num diagnóstico de três meses onde ficou evidente que a forma centralizada como estava organizada, tinha uma baixa produtividade e não maximizava os recursos do departamento. Não existia gestão de indicadores sistêmica e robusta que contribuísse nas decisões e priorizações. Não existia a engenharia de manutenção, o que é fundamental para o desenvolvimento de métodos, estudos técnicos e melhorias contínuas nos equipamentos, qualidade e na segurança de máquinas.

Os supervisores concentravam muitas atividades, tais como: compras, planos de manutenção, gestão de pessoas, fornecedores, projetos de adequações de máquinas e principalmente a correria do dia-a-dia. Essa confusão de atividade gera gargalos, atrasos de entrega de atividades e dificuldades para enxerga área como um todo, o que dificulta muito fazer um planejamento assertivo, eficiente e eficaz.

A função supervisão tem como papel principal gerir as pessoas que cuidam de máquinas e equipamentos. Se isso não correr bem, tudo se desmorona com o tempo. O resultado dessa mudança foi aumento em torno de 25% de produtividade administrativa e um setor equilibrado para atender os clientes internos.

Pessoas: Engajamento

Em pesquisa com os colaboradores, percebeu-se que havia excelentes ideias engavetadas, e um sentimento de descontentamento por parte deles no sentido de que nunca eram ouvidos e que suas ideias não eram relevantes e uma correria o tempo todo. Um estudo da Gallup Consulting sobre engajamento mostra que o engajamento das pessoas nas empresas está ligado a cinco fatores principais: 1. Não ser tratado como respeito e responsabilidade; 2. Ser impedido de exercer alguma influência importante na organização; 3. Não serem ouvidas; 4. Não serem recompensado com mais responsabilidade e 5. Baixa remuneração. Comparando os cinco fatores com o clima da área ficou claro o porquê do baixo engajamento e produtividade. Como forma de engajar as pessoas em projetos para trazer sentindo, prazer, desenvolvimento e resultado ao trabalho, foi criado um programa de melhoria chamado DIY (Do It Youself): Faça você mesmo! Que é um programa idealizado para trabalhar as pessoas nos cinco fatores citados anteriormente para gerar resultados para elas e para empresa. Os gestores precisam entender que suas equipes têm muito mais potencial do se imagina, basta apenas usar as alavancas certas.

Com o suporte da engenharia de manutenção, está sendo possível fazer restaurações de máquinas das mais complexas e trazer soluções em NR12/NR10, que hoje tem alto custo para as empresas em terceirizações, entre outras diversas inciativas. Esta verticalização de serviços e soluções internas, além de estar diminuindo drasticamente os problemas de quebras e perdas na produção, aumentou conhecimento interno e a competência técnica, bem como o nível considerável de engajamento, inclusive depoimentos de satisfação com o trabalho e por fim, uma evidência considerável no aumento da produtividade do orçamento em 45%, sem reduzir em nada dos compromissos acordados, o que é fundamental para o resultado financeiro da empresa.

Redução de custos fixos: Terceirização e Contratos

Outra oportunidade que o programa DIY trouxe foi redução de contratos fixo e internalização de serviços. Essa verticalização vai à contramão de muitas empresas que preferem terceirizar atividades, o que não é problema quando se tem um mercado aquecido, para dá velocidade ao processo produtivo e quando não se tem o conhecimento interno. Mas, é importante lembrar que terceirização de serviços e contratos de manutenção, carrega um alto tributo fiscal, somado ao lucro das empresas contratadas, o que pressiona o orçamento da manutenção. Além disso, não desenvolve e nem desafia a equipe que muitas das vezes está na zona de conforto, onde não traz robustez técnica, o que é essencial para resolver os problemas do dia-a-dia, pois se cria uma cultura de deixar tudo na mão de fornecedores, que na maioria das vezes não atende com a velocidade e a qualidade necessárias.

Na linha de contratos fixo de manutenção, também pode ser explorado contratos “On demand” ao invés de pagamento fixo mensal na modalidade normal. A modalidade “normal” carrega uma baixa eficiência entre serviços e o custo, pois na maioria das vezes são pagos sem uso total dos serviços no mês. Essas inciativas ajudaram a reduzir custos fixo do departamento de manutenção em tordo de 18%.

Uma metodologia robusta, avançada e inovadora

A manutenção precisar ter uma metodologia de trabalho que entregue o resultado de forma consistente, sistemática, desafiadora e inovadora, que abra caminhos para enxerga as oportunidades de crescimento da produtividade e o desenvolvimento. Em 2016 havia um programa de TPM instalado, mas não sistematizado e consolidado que rodava com muita deficiência e com baixa credibilidade na equipe frente aos resultados. No final do mesmo ano adotou-se a metodologia WCM (World Class Manufacturing), que teve seu berço na Fiat Chrysler com Dr. Hajime Yamashina, professor emérito da universidade de Kyoto.  O WCM traz uma visão avançada e inovadora no uso dos conceitos lean de forma organizada e sistêmica, fundamentada em 10 pilares técnicos. Um dos 10 pilares é o Pilar de PM (Professional Maintenance), cujo principal objetivo é zero quebra de máquinas e equipamentos e aumento da vida útil. O pilar está estruturado em sete passos. A metodologia foi aplicada em uma máquina modelo, escolhida por ser a máquina que mais impactava em custo por quebra, possuía um MTBF muito baixo, um OEE de 49%. Finalizado o primeiro ciclo de implantação dos três primeiros passos o OEE deu um salto para 83% , o que é um marco histórico. Isso permitiu uma redução significativa dos impactos negativos no custo de conversão da empresa por indisponibilidade da máquina e não entrega de volume de produção. É importante ressaltar que a manutenção tenha uma metodologia que harmonize teoria e prática, confiabilidade, pessoas e imprevisibilidade de cenários.

Estoque de peças sobressalentes

É uma realidade que muitas das vezes a manutenção necessita dispor de um estoque considerável de sobressalentes e isso é diretamente proporcional ao tamanho do seu parque industrial, porém, até que ponto? O estoque indireto de sobressalente tem um peso considerável no resultado financeiro da empresa. Por isso, o cuidado rigoroso no que se coloca nos estoques, nem sempre será necessária uma grande quantidade de itens em estoque. E para definir um estoque mínimo necessário e seguro que não retém custo desnecessário e que atenda os processos, o gestor precisa levar vários fatores em consideração, para isso, deve existir um método que estabeleça critérios de escolha e priorização. Por exemplo, foi adotada uma ferramenta no pilar de PM chamada Machine Leadger, esta ferramenta permite visualizar 100% de máquinas e equipamentos, no nível de componente, estabelecendo um critério ABC individualmente por peça, junto com confiabilidade, frequência de troca, grau de relevância da máquina e logística de suprimentos. Sendo assim, é possível estabelecer um estoque saudável, que atenda a necessidade de consumo e que não gera obsoleto. Com a aplicação dessa ferramenta foi possível reduzir em 1/3 do estoque de sobressalente e manter o que é de fato importante.
Essas sugestões estão trazendo muito resultado, mas existem muitas outras ferramentas que também podem ser usadas para controle de gestão de peças.

O gestor de manutenção tem uma missão desafiadora e o desafio deve produzir energia para buscar com diligência oportunidades para fazer uma excelente gestão e alavancar o resultado da empresa com a contribuição do setor de manutenção. O discernimento, habilidade e métodos apropriados para gestão, são fundamentais para trazer resultados.

É necessário entender que uma equipe engajada é o motor que move qualquer transformação. O Gestor precisa buscar aprender sempre, criar, conquistar e entregar resultados extraordinários e isso vem de atitudes positivas. E a principal delas é a paixão pela excelência, buscando métodos e inovações, de forma a remover toda e qualquer barreira para conquistar o sucesso naquilo que parece impossível, num cenário de crise seja ela com a intensidade que for.